Inmobiliaria

La gestión de facturas de suministros del grupo (electricidad y agua, de proveedores como Iberdrola o Endesa) se hacía íntegramente a mano. Cada factura que llegaba por correo obligaba a descargar el PDF, guardarlo en una carpeta de pendientes, abrir Business Central, localizar al proveedor y el contrato correcto, crear la factura, contabilizarla, volver al PDF, renombrarlo con el número interno que asignaba el ERP y moverlo a la carpeta de archivo.

Con ~15 sociedades dentro del grupo y decenas de contratos activos, locales y viviendas con tipologías fiscales distintas, el proceso era repetitivo, lento y propenso a errores: facturas imputadas al inmueble equivocado, retrasos en la contabilización, duplicados en el archivo y un número interno del ERP que obligaba siempre a volver sobre el PDF una segunda vez.

En paralelo, el seguimiento de cobros a clientes se hacía consultando el ERP a mano y montando los informes de antigüedad de deuda cliente por cliente.

La prioridad era eliminar el trabajo manual en las facturas recurrentes sin tocar el proceso humano de validación para casos no estándar. El diseño se apoyó en cuatro decisiones:

• Un único workflow parametrizado para todo el grupo en lugar de un flujo por sociedad. Con 15 empresas, duplicar workflows hubiera convertido cada cambio futuro en un mantenimiento inviable.
• Google Sheets como capa operativa ligera para los datos que cambian con frecuencia: tabla de contratos, lista de exclusiones, registro de facturas ya enviadas para evitar duplicados. Esto permite al equipo operativo ajustar reglas sin tocar el workflow.
• OCR con IA para la extracción de datos. Cada proveedor emite PDFs con formato propio, y un modelo de visión capaz de leer la factura completa (proveedor, número, fechas, base imponible, IGIC, total, número de contrato) resuelve los formatos nuevos sin reescribir código cada vez.
• Matching automático factura ↔ contrato vía el número de contrato que aparece en el PDF, cruzado contra la tabla de contratos, que determina a qué inmueble y a qué cuenta contable corresponde el gasto.

Fase 1. Recepción y almacenamiento automático Los correos con facturas se detectan automáticamente en el buzón corporativo. El PDF se extrae, se sube a Google Drive a la carpeta de "pendientes de registrar" y queda disponible para el resto del pipeline. Este bloque funciona sin intervención humana.

Fase 2. Extracción y matching contra contrato La extracción se apoya en un OCR con IA (modelo de visión) que lee cada PDF y devuelve los campos estructurados: proveedor, número de factura, fechas, base imponible, IGIC, total y número de contrato. Esos datos se cruzan contra la tabla de contratos para determinar automáticamente el inmueble y la cuenta contable correcta.

Fase 3. Creación y contabilización en Business Central El workflow crea la factura en borrador en el ERP, le añade la línea con el concepto e importe, y la contabiliza. El ERP devuelve el número interno, que se usa para renombrar el PDF y archivarlo en la carpeta definitiva con el nombre correcto.

Fase 4. Flujo paralelo: facturación emitida y reporting de cobros En paralelo se automatizó el envío por email de las facturas emitidas (con control de duplicados) y el informe de antigüedad de deuda de clientes, que replica el formato nativo del ERP y se distribuye automáticamente por correo al equipo financiero.

El pipeline de facturas de compra está operativo para los proveedores con mayor volumen recurrente. Una factura de estos proveedores ya no requiere ninguno de los 8 pasos manuales originales: entra por el correo, aparece contabilizada en el ERP y archivada con el nombre correcto, sin intervención humana.

El flujo de facturación emitida y el reporting semanal de cobros también están en producción, reemplazando tareas manuales que antes consumían horas del equipo financiero cada semana.

Cada proveedor emite facturas en un formato distinto, y ese formato puede cambiar con el tiempo. Un OCR con IA resuelve esa variabilidad y absorbe los cambios de formato sin tener que intervenir cada vez.

Dar al equipo financiero un sitio propio donde dar de alta nuevos clientes con sus cuentas contables hace que la operativa del día a día sea muy eficiente.

Las APIs estándar de Business Central no exponen todo: campos personalizados y ciertas tablas requieren publicar páginas como OData Web Services. Hay que contar con ello desde el diseño.